Wilt u tijd en moeite besparen door dezelfde facturen niet steeds opnieuw te hoeven maken? De functie voor periodieke facturen stelt u in staat om dit proces te automatiseren, facturen in te stellen volgens uw voorkeuren en vervolgens MijnOnlineFactuur het werk voor u te laten doen. Leer hoe u deze functie correct kunt instellen en optimaal kunt benutten!
Hoe een periodieke factuur stap voor stap in te stellen
De functie voor periodieke facturen maakt het mogelijk om een regelmatig terugkerende factuur aan te maken, die automatisch wordt gegenereerd op basis van de door u opgegeven parameters. Deze handleiding laat u zien hoe u deze kunt instellen, zodat u eenvoudig het aanmaken van facturen kunt automatiseren.
Een nieuwe factuur aanmaken
Log in op uw account en kies de optie Maak een factuur
Vul alle velden van de factuur in zoals gewoonlijk – inclusief items, prijzen en andere benodigde gegevens.
Onder het totale bedrag vindt u de optie Regelmatig factureren – deze knop stelt u in staat om terugkerend dezelfde factuur aan te maken.
Instellen van de factureringsfrequentie
Nadat u op de knop Regelmatig factureren heeft geklikt, verschijnen de instellingen.
Kies de periode waarin de factuur moet worden aangemaakt: wekelijks, maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks.
Stel in wanneer het terugkerende proces moet stoppen – u heeft drie opties:
Nooit – de factuur wordt zonder beperkingen herhaald.
Na een bepaald aantal keren – voer het aantal keren in waarna het factureren moet stoppen.
Op een specifieke datum – stel een specifieke datum in waarop het herhalingsproces moet eindigen.
U kunt ook de datum van de huidige factuur controleren en indien nodig aanpassen. Afhankelijk van uw instellingen ziet u hier ook wanneer de volgende factuur wordt aangemaakt.
Extra instellingsmogelijkheden
Factuur op de laatste dag van de periode versturen – selecteer dit als u wilt dat de factuur aan het einde van de geselecteerde periode wordt verzonden.
Automatisch verzenden van de factuur – u kunt instellen of de factuur op de dag van aanmaak automatisch naar de klant wordt verzonden.
Kopie naar uw e-mail – kies of u een kopie van de factuur naar uw eigen e-mailadres wilt ontvangen.
Het versturen van de factuur en overzicht van toekomstige facturen
Nadat u alle parameters heeft ingesteld, kunt u de factuur versturen. De huidige factuur wordt onmiddellijk aangemaakt.
De aangemaakte factuur vindt u in de sectie Facturen, waar deze de huidige status zal hebben
Toekomstige facturen die in overeenstemming met uw instellingen worden aangemaakt, verschijnen onder het tabblad Toekomstige.
Bewerken of verwijderen van toekomstige facturen
U kunt toekomstige facturen op elk moment bewerken of verwijderen – klik op het potloodicoon om te bewerken of op het prullenbakicoon om te verwijderen.
Het aanmaken van de eerste factuur: Zodra u de periodieke factuur heeft ingesteld, wordt één factuur direct aangemaakt en de volgende wordt voorbereid als "toekomstige" op basis van de door u ingevoerde parameters.
Bewerken van een aangemaakte factuur: Als u na aanmaak de oorspronkelijke factuur wijzigt (de factuur die al is aangemaakt), worden de wijzigingen niet doorgevoerd naar de voorbereide toekomstige factuur. Elke toekomstige factuur haalt zijn gegevens uit het oorspronkelijke sjabloon op het moment van aanmaak, dus als u een reeds aangemaakte factuur bewerkt, blijven de toekomstige facturen ongewijzigd.
Bewerken van een toekomstige factuur: Als u echter een toekomstige factuur bewerkt die klaar staat om aangemaakt te worden, zullen de wijzigingen doorgevoerd worden in alle daaropvolgende periodieke facturen.