'Out of office' (OOO) heeft tevens een ambtshalve betekenis. Het is een professionele term die wordt gebruikt om anderen te informeren dat je tijdelijk niet beschikbaar bent voor werk of communicatie. Het meest gebruikelijke gebruik is via automatische reacties op e-mail, maar het kan ook van toepassing zijn op communicatiemiddelen op de werkplek zoals Slack. OOO-berichten maken duidelijk dat je niet kunt deelnemen aan reguliere activiteiten en helpen de communicatie te stroomlijnen tijdens je afwezigheid.
Voorbeeld
Ik ben momenteel niet op kantoor en kan niet reageren tot [datum].
Hoe kunt u 'afwezig' professioneel en in ambtshalve betekenis gebruiken?
Volg deze eenvoudige richtlijnen om een out-of-office bericht effectief te gebruiken:
Wees duidelijk en beknopt in je bericht.
Geef specifieke data voor je afwezigheid en verwachte terugkeer.
Vermeld alternatieve contactgegevens voor dringende zaken (bijvoorbeeld de naam en contactgegevens van een collega).
Pas indien nodig je bericht aan voor intern en extern publiek.
Wees beknopt en geef noodzakelijke details zoals terugkeerdata of contactinformatie voor noodgevallen.
Wanneer moet u een afwezigheidsbericht instellen?
Telkens wanneer je verwacht gedurende langere tijd niet beschikbaar te zijn voor werkgerelateerde zaken in ambtelijke contexten tijdens kantooruren, moet je een afwezigheidsbericht instellen. Denk hierbij aan vakanties, persoonlijk of medisch verlof, zakenreizen of het bijwonen van lange vergaderingen of trainingen. Voor onverwachte korte afwezigheden kan het voldoende zijn om je status in de werkplektools bij te werken of collega's rechtstreeks op de hoogte te stellen.
Wanneer uw afwezigheid van invloed is op uw vermogen om e-mails op het werk snel te beantwoorden, kunt u het beste een 'afwezigheidsbericht' instellen.
Wat moet er in een afwezigheidsbericht staan?
Om een professioneel out-of-office bericht op te stellen, moet je de volgende essentiële elementen bevatten:
Een beleefde opening: Begin met een hoffelijke verklaring, bijvoorbeeld: "Bedankt dat u contact met ons wilde opnemen."
Afwezigheidsdata: Vermeld duidelijk de begin- en einddatum van je afwezigheid en wanneer je verwacht terug te keren.
Alternatief contact: Geef de naam en contactgegevens van een collega voor dringende vragen.
(Optioneel) Reden van afwezigheid: Vermeld kort indien van toepassing, bijv. "Ik woon een conferentie bij."
Tip
Dubbelcheck je bericht op correcte data en grammatica om professionaliteit te garanderen.
Waarom is het gebruik van Out-of-Office berichten en hun ambtshalve betekenis belangrijk?
Out-of-Office berichten zijn essentieel voor het beheren van communicatie op de werkplek. Ze zorgen voor transparantie, verduidelijken de beschikbaarheid en voorkomen misverstanden over niet-reageren, hetgeen hun ambtshalve betekenis versterkt. Door alternatieven voor hulp aan te bieden, houden ze werkstromen intact en tonen ze hoffelijkheid tegenover collega's en klanten. Bovendien stellen ze duidelijke grenzen, zodat je de verbinding kunt verbreken zonder aan professionaliteit in te boeten.
Zonder een out-of-office bericht kunnen anderen aannemen dat je hun e-mails negeert of niet reageert.
Samenvatting: Professionele 'Out of Office' etiquette onder de knie krijgen
Een goed opgesteld out-of-office bericht is meer dan een eenvoudige melding. Het is een hulpmiddel voor effectieve communicatie en behoudt je professionele imago, en benadrukt de ambtshalve betekenis. Neem de tijd om een duidelijk, beleefd en bruikbaar bericht op te stellen zodat zowel u als uw medewerkers kunnen profiteren van naadloze communicatie, zelfs tijdens uw afwezigheid.