Hoe kan een bedrijf vaststellen of het een valse factuur heeft ontvangen?

Om een valse factuur te identificeren, moet je specifieke details zoals de geloofwaardigheid van het bedrijf en de betalingsvoorwaarden grondig onderzoeken. Om een valse factuur te herkennen, is echter meer nodig dan een vluchtige blik; er is een systematische aanpak nodig om de echtheid ervan met vertrouwen te kunnen vaststellen.

Het herkennen van een valse factuur kan ontmoedigend zijn voor bedrijven, maar met kennis van de waarschuwingssignalen en controlestappen kunnen ze zich beschermen tegen fraude. Hier vind je praktische inzichten in het herkennen en afhandelen van valse facturen.

Belangrijkste indicatoren van valse facturen

Discrepanties in de details wijzen vaak op een frauduleuze of valse factuur. Deze discrepanties kunnen bestaan uit vage beschrijvingen van de geleverde producten of diensten, zoals het ontbreken van specifieke gegevens die eerder waren overeengekomen.

Voorbeeld: Als een factuur bijvoorbeeld "kantoorbenodigdheden" vermeldt in plaats van specifieke items zoals "printerpapier" en "inktpatronen", moet dit aanleiding geven tot verder onderzoek.

Een andere belangrijke stap is het controleren van de legitimiteit van het bedrijf dat de factuur uitgeeft. Een snel online onderzoek kan belangrijke informatie opleveren. Een echt bedrijf moet een geloofwaardige online aanwezigheid hebben die overeenkomt met hun bedrijfsactiviteiten, zoals een werkende website en geverifieerde beoordelingen of getuigenissen.

Een inconsistente opmaak kan ook een waarschuwing zijn. Verschillende lettertypes in hetzelfde document of opvallende grammaticale fouten kunnen er bijvoorbeeld op wijzen dat de factuur haastig of zonder professionalisme is gemaakt.

Let ook op ongebruikelijke betalingsvoorwaarden. Valse facturen kunnen te hoge betalingen vereisen of betaling voor niet-geleverde diensten. Als de betalingsvoorwaarden bijvoorbeeld aanzienlijk afwijken van wat je gewoonlijk met de leverancier afspreekt, is het tijd om verder onderzoek te doen.

Wees ten slotte op je hoede voor verdachte communicatiegewoonten van de afzender. Als er druk wordt uitgeoefend om de betaling te versnellen of als er sprake is van onwil om factuurdetails te bespreken, kan dit wijzen op frauduleuze bedoelingen.

De echtheid controleren ter bescherming tegen valse facturen

Begin de controle van een valse factuur met het valideren van de afzendergegevens, zoals e-mail- en fysieke adressen met de bekende gegevens van de leverancier. Neem rechtstreeks contact op via een vaste methode om er zeker van te zijn dat de correspondentie in de toeleveringsketen intact is.

Implementeer robuuste interne controlemaatregelen. Het is cruciaal om processen op te zetten waarbij ontvangen facturen kruiselings worden gecontroleerd met inkooporders of serviceovereenkomsten. Overweeg het gebruik van tools zoals InvoiceOnline, waarmee facturen snel online kunnen worden aangemaakt en geverifieerd om je processen te stroomlijnen.

Automatiseringstools kunnen het verificatieproces verder verbeteren. Deze tools helpen bij het identificeren van onregelmatige patronen of wijzigingen in leveranciersgegevens, waardoor het eenvoudiger wordt om discrepanties in een vroeg stadium op te sporen.

Regelmatige training van personeel speelt ook een belangrijke rol. Medewerkers moeten worden uitgerust met de nodige vaardigheden en bewustwording om pogingen tot fraude te herkennen. Dit verandert voortdurend door veranderingen in fraudetactieken, wat de noodzaak van voortdurende scholing benadrukt.

Het bijhouden van een betrouwbare administratie is ook belangrijk. Als je gemakkelijk toegang hebt tot financiële documentatie, wordt het eenvoudig om kruisverwijzingen te maken, wat een extra beveiligingslaag biedt tegen valse facturen.

Te ondernemen acties wanneer je een valse factuur ontvangt

Als je een valse factuur vermoedt, stop dan onmiddellijk alle communicatie met de afzender om verdere manipulatie te voorkomen.

Breng de betreffende afdeling of managementgroep op de hoogte om ervoor te zorgen dat er geen betalingen per ongeluk worden verwerkt. Ze moeten op de hoogte worden gebracht van je huidige fraudeprotocollen en worden aangemoedigd om de geldigheid van de factuur te verifiëren via vertrouwde contacten.

Meld het incident bij de nodige autoriteiten of relevante brancheorganisaties. Deze stap is niet alleen essentieel voor het oplossen van het probleem in kwestie, maar draagt ook bij aan de collectieve inspanning op het gebied van fraudepreventie.

Overweeg interne processen aan te passen om toekomstige risico's te verminderen. Denk hierbij aan het versterken van de mechanismen voor leveranciersverificatie of het verbeteren van trainingsprogramma's voor het personeel om verdachte facturen beter te kunnen afhandelen.

Tot slot is het verstandig om, als de situatie daarom vraagt, juridische adviseurs of fraudespecialisten te raadplegen. Zij kunnen advies geven over het beperken van risico's en het omgaan met mogelijke aansprakelijkheidskwesties in verband met de valse factuur.