Basisinformatie
Kies eerst het type factuur dat je wilt genereren. Je kunt kiezen uit verschillende opties:
- Factuur – belastingdocument (voor BTW-betalers)
- Factuur zonder BTW (voor niet-BTW-betalers)
- Voorschotfactuur
De volgende stap is het invullen van het factuurnummer. Het factuurnummer moet altijd uniek zijn (dus mag niet worden herhaald) en moet een numerieke reeks vormen. Het aanbevolen formaat is bijvoorbeeld het jaar en het nummer van de factuur in het betreffende jaar - 20090001. Elke volgende factuur zal een nummer hebben dat met één is verhoogd.
Als je wilt dat de factuur een andere uitgiftedatum heeft dan vandaag, kun je dat instellen. Als je een factuur - belastingdocument uitgeeft, kun je ook de datum van belastbare levering kiezen. In de volgende stap wordt je uitgenodigd om de vervaldatum van de factuur uit de gegeven opties te kiezen. Als je bijvoorbeeld een looptijd van 14 dagen kiest, is de vervaldatum van de factuur 14 dagen na de factuurdatum.
We raden je ook aan om je naam en achternaam in te vullen in het veld “Uitgegeven door”, zodat je klanten weten wie verantwoordelijk is voor de factuur.
Instellingen
In de instellingensectie vind je selecties om de parameters van de gegenereerde factuur te beïnvloeden.
De selectie "Prijzen" bepaalt of de prijzen van artikelen worden ingevoerd met BTW (prijs exclusief BTW wordt berekend), of dat de prijzen zonder BTW zijn en de prijs met BTW wordt berekend.
Als je een factuur wilt uitgeven in een andere valuta dan CZK, kies dan de valuta die je wilt uit de selectie "Valuta". Zodra je een valuta selecteert, zie je de wisselkoers van de Tsjechische nationale Bank van de gegeven valuta op de datum van uitgifte. Als je de uitgiftedatum wijzigt, zie je de wisselkoers van die valuta voor de geselecteerde uitgiftedatum.
Als je het eindbedrag van de factuur wilt afronden, selecteer dan het type afronding dat je wilt uit de selectie "Afronding".
Het vereiste type betaling voor de factuur wordt gekozen uit de selectie "Betalingsmethode". Als je bankoverschrijving kiest, vergeet dan niet om je bankrekeningnummer in te vullen in de sectie "Leverancier".
De laatste selectie in de factuurinstelling bevat een gescande handtekening of handtekeningstempel – een JPG, PNG of GIF afbeelding met aanbevolen afmetingen tot 400x400px en max. grootte van 1MB.
Klant
Vul in het klantgedeelte de klant in voor wie je de factuur uitgeeft. Als je begint met het invullen van de bedrijfsnaam van de klant, worden zijn naam en adres automatisch ingevuld.
Leverancier
Het leveranciersgedeelte vertegenwoordigt jou of je bedrijf. Net als bij de klant, als je eerst je bedrijfs-ID invult, worden de naam en het adres automatisch ingevuld.
Als je een BTW-betaler bent, vul dan zeker je BTW-ID in. Als je geen BTW-betaler bent, vul dan de BTW-ID niet in - de factuur zal dan aantonen dat je geen BTW-betaler bent.
Als je de betaalmethode voor de factuur hebt ingesteld als bankoverschrijving, vergeet dan niet je bankrekeningnummer in te vullen. Voer gewoon je rekeningnummer in in het standaardformaat (bijv. 2700812412/2010). De naam van je bank wordt automatisch gedetecteerd aan de hand van het door jou ingevoerde rekeningnummer en verschijnt onder het veld "Rekeningnummer". Het IBAN (internationaal bankrekeningnummer) en de SWIFT-code worden automatisch gegenereerd uit het door jou opgegeven rekeningnummer. Beide items zijn essentieel voor betalingen vanuit het buitenland.
Items
De laatste stap om je factuur te krijgen is het invullen van je factuuritems. Voor elk item heb je de optie om de hoeveelheid, het type hoeveelheidseenheden, de beschrijving, het BTW-tarief en de prijs in te vullen. Als je een factuur zonder BTW uitgeeft (je bent geen BTW-betaler), zal de BTW-selectie inactief zijn en niet verschijnen op de uiteindelijke factuur.
Bij elke aanpassing van de hoeveelheid, prijs of BTW-tarief wordt de totale factuurprijs automatisch herberekend.
Uitgifte van de Factuur
Voordat je het formulier indient, raden we je aan de ingevoerde gegevens nogmaals te controleren. Klik vervolgens eenvoudigweg op de knop "Factuur uitgeven" en dan wordt je PDF-factuur ter download aangeboden. Je kunt het opslaan op je computer en afdrukken, het per e-mail verzenden, of op elke andere manier gebruiken die je passend vindt.