Wat zijn de belangrijkste regels voor werk op afstand?

De belangrijkste etiquetteregels voor werken op afstand zijn duidelijke communicatie, tijd respecteren, een professionele digitale aanwezigheid handhaven, afleiding onder controle houden en empathie tonen. Maar het onder de knie krijgen van deze regels vereist praktische stappen en een consequente inspanning.

Essentiële etiquetteregels voor werken op afstand

  • Duidelijke en consistente communicatie: Het is van cruciaal belang om snel te reageren op berichten en e-mails. Duidelijke en consistente communicatie zijn belangrijke etiquetteregels voor werken op afstand. Het is raadzaam om de ontvangst van een bericht te bevestigen, zelfs als er later een gedetailleerd antwoord komt.

    Voorbeeld: Als je een e-mail ontvangt met een vraag die meer tijd nodig heeft om te beantwoorden, kan een snel antwoord als "Ik heb je bericht ontvangen, ik kom zo snel mogelijk bij je terug met de details" helpen om het vertrouwen te behouden.

  • Respect voor tijd: Wees altijd punctueel voor virtuele vergaderingen. Op tijd beginnen en eindigen toont respect voor ieders agenda, een fundamentele etiquetteregel voor werken op afstand.

    Voorbeeld: Als een vergadering is gepland voor 14.00 uur, log dan een paar minuten eerder in om ervoor te zorgen dat u klaar bent als de vergadering begint.

  • Digitale aanwezigheid: Zorg voor een professionele uitstraling tijdens videogesprekken. Eén van de etiquetteregels voor werken op afstand is om ervoor te zorgen dat je er verzorgd uitziet en dat je achtergrond netjes is.

    Tip: Gebruik een neutrale of merkgebonden virtuele achtergrond als je eigenlijke achtergrond rommelig of onprofessioneel is.

  • Hanteer afleidingen: Creëer een werkruimte waarin u zo min mogelijk wordt gestoord, wat een kernaspect is van de etiquetteregels voor werken op afstand. Gebruik tijdens een virtuele vergadering de mute-knop als u niet aan het woord bent om te voorkomen dat huishoudelijke geluiden storingen veroorzaken.

    Tip: Informeer uw huishouden over uw vergaderschema om onderbrekingen te voorkomen.

  • Empathie en begrip: Besef dat iedereen met andere uitdagingen te maken kan krijgen als je thuiswerkt. Empathie en begrip zijn essentiële etiquetteregels voor werken op afstand die de interactie met collega's kunnen verbeteren.

    Voorbeeld: Als een collega afgeleid lijkt tijdens een gesprek, kan een vriendelijk vervolgbericht om te controleren of het goed met hem gaat een groot verschil maken.

Zorgen voor effectieve en respectvolle virtuele vergaderingen

  • Een agenda opstellen: Voorafgaand aan de vergadering moet een agenda worden opgesteld met de onderwerpen die besproken moeten worden, een cruciale etiquetteregel voor werken op afstand. Dit helpt deelnemers zich voor te bereiden en leidt tot meer gerichte discussies.

    • Stel duidelijke doelen

    • Maak een lijst met agendapunten

    • Wijs indien nodig voorbereidingstaken toe

  • Houd je aan de agenda: Als de vergadering eenmaal begint, houd je dan strikt aan de agenda. De etiquetteregels voor werken op afstand omvatten ook het vermijden van ongerelateerde onderwerpen.

    Voorbeeld: Als iemand tijdens een vergadering over projectupdates over een ander project begint, leid het gesprek dan terug naar de agenda.

  • Turn-taking en het minimaliseren van onderbrekingen: Gebruik handopsteken of de chat om aan te geven dat u wilt spreken. Deze etiquetteregel voor werken op afstand helpt de communicatie gestructureerd te houden.

    • Moedig het nemen van beurten aan

    • Minimaliseer het over elkaar heen praten

    • Gebruik de chat voor opmerkingen/vragen

  • Efficiënt gebruik van technologie: Maak uzelf vertrouwd met hulpmiddelen zoals Zoom, Teams of andere, een cruciale etiquetteregel voor werken op afstand.

    • Weet hoe je je scherm moet delen

    • Zorg voor goede audio- en videokwaliteit

    • Begrijp hoe je breakout-ruimtes moet gebruiken

  • Kernpunten en actiepunten samenvatten: Vat aan het einde van de vergadering samen wat er is besproken en welke actiepunten zijn toegewezen. Deze samenvatting is een belangrijke etiquetteregel voor werken op afstand.

    Voorbeeld: "Om samen te vatten: John zal vrijdag het rapport opstellen en Sara zal woensdag de gegevens verzamelen."

Professionaliteit behouden terwijl u thuiswerkt

  • Eigen werkruimte: Richt een specifieke ruimte in uw huis in voor werk om een onderscheid te maken tussen werk en privé, wat een kernaspect is van de etiquetteregels voor werken op afstand.

    Tip: Probeer een plek te kiezen met minimale afleiding en goede verlichting.

  • Gestructureerd schema: Maak vaste werktijden en neem regelmatig pauzes om een werkritme aan te houden, een essentiële etiquetteregel voor werken op afstand.

    • Begin en eindig het werk elke dag op hetzelfde tijdstip

    • Neem elk uur korte pauzes

    • Plan je taken voor de dag 's ochtends

  • Kleed je op gepaste wijze: Kleed je tijdens werkuren in business casuals om je mindset te beïnvloeden, wat ook deel uitmaakt van de etiquetteregels voor werken op afstand.

    Voorbeeld: Draag een overhemd met kraag of een blouse in plaats van een pyjama aan te trekken.

  • Georganiseerd blijven: Gebruik digitale hulpmiddelen om taken, deadlines en vergaderingen bij te houden. Dit maakt deel uit van de etiquetteregels voor werken op afstand.

    Tip: Tools zoals Trello, Asana of zelfs eenvoudige to-do lijsten kunnen je op het juiste spoor houden en organiseren.

  • Proactieve communicatie: Zorg voor regelmatige updates over de voortgang en wees beschikbaar voor samenwerking. Proactieve communicatie is een belangrijk onderdeel van de etiquetteregels voor werken op afstand.

    • Stuur dagelijks of wekelijks korte updates naar je team

    • Vraag regelmatig om feedback

    • Zorg dat je bereikbaar bent tijdens werkuren