Bij het factureren komen heel wat regels kijken die je moet volgen. En het factureren zelf kost vaak ook veel tijd, en af en toe kan er een fout gebeuren die een financiële audit aantrekt.

Een van de regels, die misschien klein lijkt, is de juiste nummering van facturen. Als je nog steeds excel spreadsheets gebruikt voor facturatie, kan zo'n fout door onoplettendheid meteen gebeuren.

Wat zijn de regels voor het nummeren van facturen?

De nummerreeks is niet duidelijk gedefinieerd door een regel, maar het is een goed idee om het volgende te volgen:

  • Chronologische nummering om een opeenvolgende reeks in de tijd op te bouwen,

  • De uiteindelijke vorm is aan elk individu, maar het wordt aanbevolen om een systeem te gebruiken waarbij de periode van de factuur duidelijk identificeerbaar is: ongedefinieerd

  • Koppeling van factuurnummer en variabel symbool - om gemakkelijker te kunnen zien of de factuur al betaald is,

  • Tekens in de numerieke tekenreeks zoals streepjes, schuine strepen, enz. zijn toegestaan, ze kunnen alleen niet worden gebruikt als variabel symbool voor betaling.

Factuurnummering en de bijbehorende regels geven ondernemers en bedrijven ook veel vrijheid om hun eigen nummerreeks op te zetten voor elke maand, elk jaar of elke klant, zodat het systeem past bij het bedrijf en zijn behoeften.

Fouten in factuurnummering - wat moet ik eraan doen?

Als er een fout is gemaakt, is het mogelijk om de factuur te bewerken voordat deze naar de klant wordt gestuurd en hij deze registreert (bijvoorbeeld als een van de online tools zoals Mijn-Online-Factuur.nl is gebruikt), maar het is niet langer een goed idee om een ontbrekende nummerreeks te vervangen door een factuur die later is uitgegeven, of deze te verwijderen, bijvoorbeeld omwille van de orde in de boekhouding.

Om tijd te besparen bij het uitgeven van facturen en om fouten tot een minimum te beperken (niet alleen bij het nummeren), is het goed om online tools te gebruiken waarbij nummerreeksen al zijn ingesteld - bij Mijn-Online-Factuur.nl kies je bijvoorbeeld je nummerreeks en deze wordt automatisch met één verhoogd voor de volgende factuur.

Als je bijvoorbeeld je eerste factuur uitgeeft met het nummer 2020 (jaar) 06 (maand) en de reeks 01 - 20200601, wordt de volgende factuur automatisch 20200602.

Factureren hoeft niet lang te duren en je kunt het risico op fouten tot een minimum beperken met factureringstools.